إن مبادئ عمل الشركة تمثل القيم الأساسية والسلوكيات التي تحدد طريقة عملها، ومن واجب العاملين التعبير عن مخاوفهم فورا إذا كان هناك سبب ما يدعوهم إلى الشك في وجود انتهاك لمبادئ العمل أو احتمال لانتهاكها أو أي شكل آخر من أشكال سوء التصرف، ويمكن التعبير عن المخاوف بكل سرية بدون الإفصاح عن الهوية، وعندما تثير هذه المخاوف فمن المهم أن تمد الإدارة العليا بأكبر قدر ممكن من المعلومات حتى تتمكن من إجراء التحريات المناسبة.

وبفضل توفير المعلومات والتعبير عن مخاوفك فإنك تقوم بإحدى مسؤولياتك كأحد العاملين في شركة الرياض للتعمير، وأنت في ذلك تحسن التصرف وتساعد على جعل شركة الرياض للتعمير أكثر قوة وفاعلية .

وفي الغالب يكون التحدث إلى مديرك المباشر هو أفضل السبل للوصول إلى نتيجة مرضية ويجب أن تكون هذه الخطوة الأولى للتعبير عن مخاوفك بما أن مديرك هو في العادة الأقرب إلى الموقف وأقدر الناس على المساعد ، فيرجى التفكير في هذا المسار أولا، إلا أن إدارة الشركة تدرك أنه في بعض الحالات قد لا يستطيع العاملون التعبير عن مخاوفهم إلى مديرهم المباشر، لذا فإن سياسة الشركة توفر سبلا أخرى بديلة للإبلاغ في تلك الحالات، كما تدرك أن في بعض الحالات قد لا يكون من السهل اتخاذ قرار بالتعبير عن المخاوف لكن إدارة الشركة تؤكد أنه في حال إثارة المخاوف بحسن نية، فإنه سيتم الحفاظ على سرية الأمر ولن يتم التسامح مع أي فعل انتقامي .
نحن جميعنا نؤمن بالقيم المحددة في لائحة الأخلاقيات والسلوكيات المهنية للعاملين، وإلى جانب إيماننا بهذه القيم توجد مسؤولية الحفاظ عليها .
أتمنى أن يكون بوسعي الاعتماد عليكم من أجل تدعيم الشركة وبنائها عن طريق التعبير عن مخاوفكم كلما دعت الحاجة إلى ذلك .

شركة الرياض للتعمير
       المدير العام

مقدمة:

ترغب شركة الرياض للتعمير في معرفة أي احتمال لانتهاك أو وجود انتهاك للائحة الأخلاقيات والسلوكيات المهنية للعاملين أو أي  سلوك غير قانوني أو سوء تصرف مالي أو خطر على المجتمع أو على أي شخص يعمل لصالح” الرياض للتعمير” والتي من المحتمل حدوثها رغم إجراءات الالتزام الصارمة المتخذة.

لذا فإن من واجب العاملين في “الرياض للتعمير” التعبير عن مخاوفهم فورا إذا كان ما يدعوهم للاعتقاد بوجود انتهاك أو احتمال وجود انتهاك لمبادئ العمل أو أي سوء تصرف آخر. إذا تم الإبلاغ عن مشكلة أولاً داخليا وتم العمل على حلها، فإن ذلك من شأنه أن يقلل من الأضرار التي قد تحدث لو لم يبلغ عنها. إن الإبلاغ عن المشكلات سوف يكشف وربما يمنع حدوث أي سوء تصرف آخر .

توضح هذه السياسة كيف يمكن للعاملين وأي فرد آخر أو أية جهة الإبلاغ عن مخاوفهم، كما توضح أنواع المشكلات التي تشملها السياسة وهي ترشد الأفراد إلى الطريقة التي يمكنهم بها الحصول على المساعدة عندما تكون لديهم مخاوف وماذا يتوقعون عندما يعبرون عنها..

إن التحقيق في المخاوف التي يتم التعبير عنها هي مسؤولية وحدة الشؤون القانونية والمراجع الداخلي الذي يرفع تقاريره إلى الإدارة التنفيذية، أو لجنة المراجعة وفق طبيعة المشكلة وحجمها.

إن جميع المخاوف أو التحفظات التي تثار تتم متابعتها حتى نضمن أن الشركة تتخذ الإجراءات المناسبة لحل أي مسألة، وسوف يتم تقديم أي مخاوف أو تحفظات تتعلق بالحسابات أو ضوابط المحاسبة الداخلية أو أمور المراجعة إلى لجنة المراجعة.

النطاق:

وفي هذا السياق تعني عبارة “عامل “جميع العاملين في “الرياض للتعمير” وأي عاملين يعملون لمؤسسات وأطراف أخرى مثل المقاولين والمتعهدين والموردين. إن واجب الإبلاغ عن المخاوف ينطبق على جميع العاملين في “الرياض للتعمير”، ومن أجل أداء هذا الواجب، يجب عليهم أن يقدموا أكبر قدر من المعلومات حتى تجرى التحقيقات المناسبة، ويجب عليهم الرد على طلبات تقديم المعلومات الإضافية كلما تقدمت التحقيقات، ومن واجب العاملين في المؤسسات والأطراف الأخرى مثل المقاولين والمتعهدين والموردين أيضا الإبلاغ عن مخاوفهم بموجب هذه السياسة حسبما تقتضي الشروط التي تنص عليها عقودهم، وفي حال عدم وجود مثل هذا الالتزام التعاقدي، فإننا نحثهم على استخدام هذه السياسة بغرض لفت انتباهنا إلى مخاوفهم بشأن “الرياض للتعمير” أو أي شخص آخر يعمل نيابة عنا، وكذلك بإمكان أي فرد أو جهة تعمل لدى “الرياض للتعمير” مثل متعهد أو مقاول في مشروع أن يستخدم هذه السياسة للإبلاغ عن المخاوف المتعلقة بسلوك “الرياض للتعمير” أو أي شخص يعمل نيابة عنا. إن هذه الصراحة تسهم في وصول المعلومات إلينا وهي معلومات قد لا نتوصل إليها إذا لم يتم الإبلاغ عنها؛ على سبيل المثال الرشوة أو استغلال الهدايا والامتيازات .

إثارة المخاوف:
إن المدير المباشر هو المكان الأول الصحيح لإثارة المخاوف لأن المديرين بشكل عام هم الأقرب وأقدر الناس على المساعدة. إذا شعر الموظف بإحراج في القيام بذلك، فإننا نحثهم على طلب المساعدة أو المشورة من أقسام “الرياض للتعمير” الأخرى، حسبما تقتضي طبيعة الموقف، مثل :
• وحدة الشؤون القانونية
• وحدة المراجعة الداخلية
• العلاقات العامة
• الإدارة المالية
• إدارة الموارد البشرية
لكن إذا شعر العامل بأي نوع من عدم ثقة في صحة اختياراتهم فيما يخص المكان الذي يتوجهون إليه للحصول على المساعدة، أو كانوا يشعرون بالإحراج من إثارة الأمر عن طريق أحد هذه الطرق الداخلية، فلديهم خيار إضافي للإبلاغ عن مخاوفهم إلى العنوان البريدي:(سري) suggestions@ardco.com.sa

الهدف من هذه السياسة:

الهدف من هذه السياسة هو مساعدة العاملين على التعبير عن مخاوفهم من الممارسات الخاطئة في وقت مبكر وبالشكل الصحيح، حيث يفضل أن يتم لفت الانتباه إلى المسألة في أقرب فرصة متاحة أفضل من أن ينتظر حتى يستفحل الأمر، وتدرك “الرياض للتعمير” احتمال التحفظ من إثارة مثل هذه المسائل أو تفضل أن يحتفظ بها العامل لنفسه، وتؤكد “الرياض للتعمير” أنه باستخدام نظام الإبلاغ عن الغش أو الفساد فإنه سوف يتم التعامل مع الأمر بكل فاعلية وحذر وبسرية  تامة أيضا لو رغب العامل في ذلك.

وسيلة الاتصال للإبلاغ عن الفساد أو الغش أو أي مخاوف
هناك جهة مستقلة تشرف على إدارة العنوان البريدي حيث تقوم بفحص البلاغات بسرية تامة، وبالإمكان أيضا التبليغ عما يشغل بالك إلى:
• وحدة الشؤون القانونية على العنوان التالي ……………………………………………
• وحدة المراجعة الداخلية على العنوان التالي ………………………………
• العلاقات العامة على العنوان التالي ………………………………………
• الإدارة المالية على العنوان التالي ………………………………………….
• إدارة الموارد البشرية على العنوان التالي ……………………………………

تقديم البلاغ من خلال البريد  الإلكتروني:

يعتبر الموقع الإلكتروني لتقديم البلاغات الموقع المستقبل للبلاغات وسوف يطلب أن تحدد إذا ما كنت ترغب في أن تكون مجهول الهوية، إذا ذكرت أنك ترغب في البقاء مجهولا، فإنه يتم إزالة كل المجالات التي تطلب فيها المعلومات الخاصة بك، وسوف يتم إعطاؤك رقما خاصا للتعقب يسمح لك بتسلم الرد أو تقديم مزيد من المعلومات.
وبمجرد أن يتم إدراج البلاغ فإنه سيكون متاحا لك ولبعض مستلمي التقارير بالشركة المذكورين أعلاه ولضمان السرية، فإنه لا يتم أبدا إرسال التقارير بالفاكس أو البريد الإلكتروني. ويضمن هذا النظام أن الطرف المتورط لا يطلع على البلاغات حتى لو كانت مهمة ذلك الشخص عادة الاطلاع على التقارير .

الموظفون من غير العاملين في “الرياض للتعمير”، يمكنهم الاتصال بالمذكورين أعلاه أو التعامل عبر البريد الإلكتروني، حيث تشجع “الرياض للتعمير” كل العاملين بمن في ذلك المقاولين والمتعهدين والموردين المتعاملين مع “الرياض للتعمير” على التعبير عن مخاوفهم . إن أي فرد آخر أو جهة يمكنها استخدام هذه السياسة للإبلاغ عن المخاوف المتعلقة بسلوك “الرياض للتعمير” أو أي شخص يعمل نيابة عنها .

الاتصال بدون الإفصاح عن الهوية:
بموجب هذه السياسة يمكن التعبير عن المخاوف بدون الكشف عن الهوية . لكن إذا لم تخبر عن هويتك  فسوف يكون من الصعب النظر في الأمر أو حماية وظيفتك أو إبلاغك بما تم في هذا الشأن .إذا طرأت حالة لا نستطيع فيها إيجاد حل لمخاوفك بدون معرفة هويتك، فإننا سنطلب التحدث معك بخصوص كيفية المضي قدما. وإذا عرفتنا بنفسك، فإننا سوف نتعامل مع مخاوفك بصفة سرية لكن قد تكون هناك بعض الظروف التي تحتم على “الرياض للتعمير” الكشف عن هويتك على سبيل المثال في حال رفع دعوى قضائية .
إذا قمت بالتعبير عن مخاوفك بدون الإفصاح عن هويتك وتساور”الرياض للتعمير” شكوك بعد إجراء التحقيقات مثلا أنك أثرت أمرا بصفة كيدية وأنت على علم أن ذلك غير صحيح، فيجوز للشركة أن تتخذ الإجراءات الضرورية لتحديد هويتك واتخاذ الإجراءات التأديبية في حقك، التي تصل إلى حد الفصل .

الاتصال مع  الإفصاح عن الهوية
إذا أبلغت عن مخاوف حقيقية فإنك بموجب هذه السياسة لن تكون معرضا لخطر فقدان عملك أو التعرض نتيجة لذلك لأي شكل من أشكال المضايقات أو الانتقام . حيث يتم التعامل بجدية مع أي ادعاء للانتقام وسوف يتم التحقيق في ذلك واتخاذ الإجراءات الضرورية. إن أي شخص متورط في عمل انتقامي ضد الأفراد الذين يبلغون بحسن نية عن سوء السلوك أو أي مخاطر أخرى تهدد عمل الشركة سوف تقوم الشركة باتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة التي تصل إلى حد الفصل .وما دمت تتصرف بحسن نية، فإنه ليس مهما إن أخطأت. لكن إذا اتضح أن المسألة بصفة كيدية وأنت تعلم تمام العلم أنها غير صحيحة، فهذا يؤدي إلى اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة في حقك، التي قد تصل إلى حد الفصل .

متابعة البلاغات من قبل الشخص صاحب البلاغ:
رغم أن الهدف من هذه السياسة هي تمكين الشركة من التحقيق في أي سوء تصرف محتمل واتخاذ الإجراءات المناسبة حيال ذلك، فإننا سوف نقوم بإبلاغ الشخص الذي قام بالإبلاغ عن حالة الغش أو الفساد …..إلخ بما تم في هذا الشأن بقدر الإمكان، إلا أنه قد لا يمكن للشركة أن تخبر العامل  بالإجراء المتخذ بشكل محدد لأن ذلك قد يكون فيه انتهاك لالتزام الشركة بالسرية التي تلتزم بها تجاه شخص آخر، بالتالي فإن المتابعة التي تجريها الشركة قد لا تكون واضحة بالنسبة للشخص (صاحب البلاغ) بسبب الحاجة إلى الحفاظ على السرية.