Laws and regulations
متطلبات التاجير
المؤسسات /الشركات:
حضور المستاجر شخصيا او تفويض مصدق من الغرفة التجارية لمفوض بالتوقيع .
صورة من بطاقة الاحوال المدنية لصاحب المؤسسة .
صورة من السجل التجاري .
صورة من رخصة البلدية .
بيانات الاتصال بالمستاجر :الهاتف – الفاكس – الجوال – صندوق البريد – الايميل .
الافراد :
حضور المستاجر شخصيا او تفويض مصدق من الغرفة التجارية لمفوض بالتوقيع .
صورة من بطاقة الاحوال المدنية .
بيانات الاتصال بالمستاجر :الهاتف – الفاكس – الجوال – صندوق البريد – الايميل .
إجــــــراءات التــــأجـيـــر
| .1 | عند حضور العميل للإيجار يقوم مسؤول التأجير بالتعرف على النشاط المطلوب والمساحة المطلوبة ـ ويتم عرض العقارات الشاغرة وسعر التأجير |
| .2 | في حالة موافقة العميل على سعر التأجير وشروطه تتم معاينة العقار على الطبيعة |
| .3 | يقوم منفذ التأجير بإعداد نموذج تأجير عقار ويحول لمسؤول العقود |
| .4 | يقوم مسؤول العقود بطلب معلومات العميل ومسوغات العقد للبدء في كتابة العقد اليدوي ثم تأشير العقد وتسجيل بيانات العقد على النظام العقاري |
| .5 | يحال العميل لمسؤول التحصيل لاستلام مبلغ الإيجار والتأمين والخدمات حسب شروط العقد ويحرر سند قبض بالمبلغ المستلم ومن ثم يزود مسؤول العقود بصورة من سند القبض . |
| .6 | يوقع العقد من قبل المستأجر بعد اكتمال جميع المعلومات والمستندات اللازمة |
| .7 | يحال العقد لمدير المركز لتأشيره والاعتماد وليقوم بدوره بإحالته لمساعد المدير العام للتشغيل لتوقيعه أو إعادته في حال وجود ملاحظات. |
| .8 | يوقع العقد ويختم بختم المؤسسة / الشركة في حال كون المستأجر يمثل شركة أو فردي من قبل المستأجر بعد اكتمال جميع المعلومات والمستندات اللازمة |
| .9 | يسلم العقار بموجب محضر استلام عقار ( محضر تسليم موقع للعميل ) يضم ثلاثة نقاط هي ( استلام العقار، استلام العقد، استلام المفتاح ) ويحتفظ بنسخة من مفاتيح المحل لديه |
| .10 | يتم الاحتفاظ بأصل العقد لدى إدارة المركز والأصل الآخر يسلم للمستأجر |
| .11 | تزود الإدارة المالية بصورة طبق الأصل عن العقد بعد ختمها |
إجراءات التجديد للعقد
| م | خطـــــــــــــــــــــوات الإجـــــــــــــــــــــــــراء |
| .1 | قبل نهاية مدة الإيجار يرسل إشعار للمستأجر بتجديد العقد في حال وجود تعديل في القيمة التأجيرية قبل شرين على الأقل من نهاية مدة العقد |
إجراءات التنازل لعـقـــار
| م | خطـــــــــــــــــــــوات الإجـــــــــــــــــــــــــراء |
| 1. | في حالة التنازل لشخص آخر فإنه يلتزم المستأجر بتقديم خطاب إلى مدير المركز موضحاً به رغبته في التنازل عن العقار لشخص آخر |
| 2. | عند رغبة المستأجر التنازل عن العقار المؤجر يتقدم إلى مسؤول التأجير الذي يتأكد من توفر شروط التنازل مثل (توفر النشاط ، قوة المتنازل إليه ، الموافقة على رسوم التنازل…الخ) |
| 3. | يتم تحرير نموذج التنازل من قبل مسؤول التأجير ويوقع بواسطة طرفي التنازل ويختم بختم المؤسسة ويوقع من مدير المركز |
| 4. | يقوم مسؤول العقود بتحرير عقد جديد أصل عدد (2) باسم العميل المتنازل إليه وتستوفى بياناته ويوقع من المستأجر المتنازل إليه ويختم بختم مؤسسته |
إجراءات تغييـــر مـوقــع
| م | خطـــــــــــــــــــــوات الإجـــــــــــــــــــــــــراء |
| 1. | يعد طلب من المستأجر ويرفع لصاحب الصلاحية للموافقة |
| 2. | إعداد عقود جديدة ويدخل في الحاسب الآلي لدى مسؤول العقود |
إجـــــراءات الإخـــــــــــــــلاء
| م | خطـــــــــــــــــــــوات الإجـــــــــــــــــــــــــراء |
| 1. | يتم دراسة خطاب المستأجر بالرغبة في الإخلاء. |
| 2. | يعد محضر إخلاء عقار بموجب نموذج استلام عقار نموذج رقم ( 6) ويعد محضراً استلام مفتاح نموذج (7) وبعد تصفية كهرباء المحل نموذج رقم (8 |
| 3. | يعد نموذج محضر استلام عقار من قبل مسؤول العقود وبالتنسيق مع مسؤول التأجير ومسؤول الأمن والمتابعة وذلك بجرد كافة المحتويات ضمن محضر استلام العقار نموذج رقم 6 |
| م | استقبال شكاوي العملاء |
| .12 | عند وجود شكوى من قبل عملاء المركز أو مرتاديه يتم استقبالهم لدى مسؤول التأجير وخدمات العملاء والعلاقات |
| .13 | يتفهم المشكلة وترصد في سجل الشكاوى |
| .14 | يبلغ مسؤول التأجير وخدمات العملاء إدارة المركز بإحالة سجل الشكاوى إدارة المركز |
| .15 | يقوم مدير المركز باتخاذ أو توجيه إجراء حسب نوعية المشكلة وتصبح معلقة في ملف الشكاوى لدى مسؤول التأجير وخدمات العملاء حتى يستكمل الإجراء اللازم |
| .16 | تعرض على الإدارة العامة حسب المناسبة |
| م | تسليم فواتير الكهرباء للعملاء |
| .1 | عند وصول كشف فواتير الكهرباء والفواتير من وحدة الصيانة يقوم مسؤول الأمن والمتابعة مراجعتها وتوزيعها حسب مواقع العقارات |
| .2 | يتم توزيع فواتير الكهرباء بكافة أنواعها على العملاء من قبل مسؤول الأمن والمتابعة والحصول على إستلام الفواتير . |
| .3 | يبدأ مسؤول الأمن والمتابعة بتسليم الفواتير للمستأجرين ويثبت توقيع المستأجر باستلامها على كشف الفواتير |
| .4 | في حالة عدم حضور العملاء يتم توزيع الفواتير على محلاتهم وتثبت استلامهم على كشف الفواتير من قبل مسؤول الأمن والمتابعة |
| م | إجراءات التعامل مع المحلات المغلقة أثناء ساعات دوام المركز |
| .1 | يقوم مسئول المتابعة بالمرور على المحلات المغلقة الخاصة بالعملاء الممارسين ويقوم بإصدار إشعار لهم ، ويوقع من مدير المركز ويسلم للعميل أما استلام خطي أو بالفاكس أو بالبريد وهو إشعار رقم 1 |
| .2 | إذا لم يتم فتح المحل بعد عشرة أيام من إصدار الإشعار رقم 1 يقوم مسؤول المتابعة بإصدار الإشعار رقم 2 معتمد وموقع من مدير المركز لإشعار العميل بضرورة فتح المحل ويسلم له أما استلام خطي أو بالفاكس أو بالبريد |
| .3 | إذا لم يتم فتح المحل بعد عشرة أيام من إصدار الأشعار رقم 2 ( نموذج 35 ) يقوم مسؤول المتابعة بإصدار الإشعار النهائي معتمد وموقع من مدير المركز |
| م | إجراءات التعامل مع المحلات المفتوحة بعد انتهاء ساعات دوام المركز |
| .1 | عند حدوث نسيان المستأجر إغلاق محله بعد انتهاء ساعات عمل المركز يقوم مشرف الوردية بتكليف حارس بمراقبة المحل طول فترة الوردية ويسلم المحل لمشرف الوردية وتستمر مراقبة المحل لحين إبلاغ مسؤول المتابعة وإدارة المركز ويحرر النموذج رقم 28 |
| .2 | يقوم مسؤول الأمن والمتابعة بالاتصال مباشرة بصاحب المحل وإعلامه بالحالة. ويتم كذلك تحرير إشعار بلاغ يوجه لمسئول الأمن |
| .3 | تستمر متابعة الحالة حتى وصول المستأجر وغلق محله.ويأخذ عليه تعهد بعدم ترك المحل مفتوحاً |
| م | إجراءات تصريح نقل البضاعة أو إخلاء العقار |
| .1 | يتقدم العميل لمسؤول متابعة علاقات العملاء بطلب لإدخال بضاعة أو نقل بضاعة إلى محله أو إخلاء عقاره |
| .2 | يقوم مسؤول متابعة علاقات العملاء بتعبئة نموذج رقم (37) بعد أن يتم أخذ إفادة كل من مسؤول العقود ومسؤول التحصيل لمعرفة كافة المتعلقات الخاصة بالعقار المراد إخلائه أو نقل بضاعة له |
| .3 | يحول مسؤول متابعة علاقات العملاء النموذج لاعتماده من مدير المركز ويزود كل من أقسام المركز بنسخة منه ويعلق الأصل على واجهة المحل ويزود ضابط الاتصال بمتعهد الأمن بنسخة منه |
| م | إجراءات تصريح تعديل الديكور أو هدم وتوسعة |
| .1 | يتقدم العميل لمسؤول متابعة علاقات العملاء بطلب لتعديل ديكور المحل المستأجر أو عند صدور موافقة له على هدم جدار أو توسعة لمحل بطلب لتنفيذ التوسعة |
| .2 | يقوم مسؤول متابعة علاقات العملاء بتعبئة نموذج رقم ( 38 ) و يتم أخذ إفادة وحدة الصيانة لمعرفة رأيهم بالمخططات المرفقة وكيفية تنفيذ الأعمال المدنية للتوسعة أو تعديل الديكور |
| .3 | يحول مسؤول متابعة علاقات العملاء النموذج لاعتماده من مدير المركز ويزود كل من أقسام المركز بنسخة منه ويعلق الأصل على واجهة المحل ويزود ضابط الاتصال بمتعهد الأمن بنسخة منه |
| م | إجراءات التعامل مع المفقودات |
| .1 | عند تلقي بلاغ عن وجود مفقودات داخل المركز ( طفل ، مقتنيات ثمينة ، نقود …الخ ) يتم حفظ المفقودات لدى مسؤول أمن المركز وتعبأ بيانات المفقودات في التقرير الخاص بذلك |
| .2 | يقوم مسؤول الأمن بالإعلان عبر الإذاعة الداخلية بتحديد الأوصاف ويطلب الحضور للإدارة لاستلامها |
| .3 | يتم تعبئة تقرير المفقودات صاحبها عند استلامها ويحفظ التقرير بالملف الأمني |
| .4 | في حالة عدم حضور صاحبها تحفظ في خزينة المركز لمدة (20) يوماً باستلام مسؤول الأمن |
| .5 | تحال إلى الإدارة العامة بخطاب رسمي من إدارة المركز لاتخاذ الإجراء المناسب |
